근로기준법 제17조는 임금, 소정근로시간 등 주요 근로조건을 명시한 서면을 근로자에게 교부하도록 규정하고 있는데, 여기서 말하는‘서면’은 원칙적으로 ‘종이’를 말하는 것이므로 전자적 방식으로 작성하여 교부하는 것을 위법한 것으로 보는 견해가 지배적이었다.

그러나 IT기술의 발전과 보편화로 인해 전자근로계약서도 적법한 것으로 인정되고 있으며 고용노동부에서도 전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인을 내놓고 있는바, 회사의 전산시스템이나 스마트폰 어플리케이션을 통한 근로계약 체결, 종이로 작성한 근로계약서를 PDF파일로 전환하여 보관하는 것들이 어떤 요건 하에서 적법한 것으로 인정받을 수 있는지 그 주요 내용을 살펴보기로 한다.

1. 전자문서 및 전자화문서의 개념

'전자문서'란 전자문서 및 전자거래 기본법(이하 ‘전자문서법’) 제2조제1호에 따라 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말하고, '전자화문서'란 종이문서나 그밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(전자화 대상문서)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서를 말하며(전자문서법 제5조제2항), '정보처리시스템'이란 PC, 노트북, 태블릿, 스마트폰 등 전자문서법 제2조제2호에 따라 전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말한다.

2. 전자근로계약서 작성방법

전자문서법 제4조제1항에 따라 근로계약서도 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 않으므로 정보처리시스템상 프로그램(한글, MS워드, PDF 등) 또는 별도의 전용 프로그램 등을 활용하여 작성할 수 있다.

전자근로계약서에도 근로기준법 제17조에 규정된 근로조건(임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차휴가에 관한 사항 등)을 명시해야 한다.

전자근로계약서 작성 시 서명 방법은, 수기로 서명한 문서를 전자화(종이로 작성한 근로계약서를 스캔하여 사진 파일 또는 PDF 파일로 변환)하거나 전자서명법에 따른 전자서명을 함으로써 해당 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 전자근로계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결하였음이 명확히 증명될 수 있도록 해야 한다.

3. 전자근로계약서의 위ㆍ변조 방지

전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용 PDF 파일, 배포용 HWP 문서, 이미지 파일(JPG, TIF 등) 등 읽기전용문서로 저장하여야 한다.

전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있도록 파일의 내용과 크기 등에 따라 고유의 값을 갖게 되는 해시 값(MD5) 생성, DRM·워터마크 도입 등의 장치를 마련하여야 한다.

4. 전자근로계약서 교부방법

근로기준법 제17조제2항은 근로계약서 교부의무를 규정하고 있으므로 전자근로계약서를 작성한 경우에도 사용자는 근로자에게 아래의 방법으로 전자근로계약서를 교부하여야 한다.

 1) 전자근로계약서를 종이로 출력하여 근로자에게 직접 전달

2) 전자근로계약서를 작성하고 자동으로 송․수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망의 정보처리시스템, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션), 전자문서법에 따른 공인전자주소(‘샵메일’), 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송

5. 전자근로계약서 교부의무 준수 판단

사용자가 전자적 방법으로 근로계약서를 교부한 경우 교부의무를 이행하였는지는 다음의 구분에 따라 판단한다.

 1) 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정한 경우

- 사용자가 해당 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력한 때(해당 정보처리시스템 서버에 전자근로계약서가 수신된 때) 사용자가 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있다(전자문서법 제6조제2항제1호본문).

- 사용자가 근로자가 지정한 정보처리시스템이 아닌 다른 정보처리시스템에 입력한 경우에도 근로자가 이를 확인하여 출력한 경우에는 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있다(전자문서법 제6조제2항제1호단서).

2) 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정하지 않은 경우

- 사용자가 근로자가 관리하는 정보처리시스템에 입력한 때(해당 정보처리시스템 서버에 전자근로계약서가 수신된 때)에는 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있다(전자문서법 제6조제2항제2호). 다만, 근로자가 근로계약서를 전자적 방법으로 받는 것에 동의하지 않는 경우 사용자는 근로계약서를 서면으로 교부하여야 한다.

3) 사용자가 근로계약서를 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우

- 사용자가 이메일 등 전자적 방법으로 근로계약서를 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우에는 사용자가 근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있다(전자문서법 제9조제1항).

6. 전자근로계약서 보관의무

사용자는 근로기준법 제42조 및 동법시행령 제22조에 따라 근로계약서를 근로자 퇴사 후 3년까지 보존하여야 하는데, 사용자가 다음의 요건을 갖추어 전자근로계약서를 보관한 경우 근로계약서 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있다(전자문서법 제5조).

 1) 전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것

2) 전자근로계약서가 작성 및 송신·수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

3) 전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신·수신일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것

4) 종이에 작성된 근로계약서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하는 등 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태(전자화문서)로 변환하여 보관하는 경우에는 위 요건에 더하여 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것

<약력>

연세대학교 법과대학 법학과 졸업

HnB컨설팅노무법인 대표 노무사

삼성전자 DS총괄 자문노무사

한국생산성본부 전임강사(전)

씨에프오아카데미 전임강사

중소기업청 비즈니스 파트너 전문위원

노사발전재단 전문컨설턴트

㈜굿앤굿 자문 노무사

충청일보 ‘경제야 놀자’ 연재