☞굿위드 경제야 놀자!

우리는 하루를 어떻게 보내는가? 보통 잠에서 일어나 씻고 출근하고 업무를 하며 집으로 돌아와서 쉼을 갖는다.

이렇게만 보면 비슷한 일상을 살고 있는 것처럼 보인다. 하지만 그 이면에는 수많은 고민과 계획과 다양한 실행이라는 에너지가 들어간다.

사람마다 하고 있는 일에 따라 상당히 복잡할 수도 있고 단순할 수도 있다.

분명한 것은 삶에서 하루, 일주일, 한 달, 일 년 사이에 수많은 일들이 벌어지고 있고 이를 수행하고 있다는 사실이다.

대부분의 사람들은 ‘정리가 안 된다’는 이야기를 많이 한다.

수많은 일에 대한 정리부터 집안 공간이나 사무공간의 정리까지 많은 것이 주변에 정리해야 할 것 투성이다. 수많은 자원들이 내 삶의 공간속에서 흩어져 있기 때문이다.

예전에 만든 파일이 어디에 있는지 또는 사무실에 놔두었던 서류가 어디에 있었는지 한참 찾기도 한다. 이는 내 자원에 대해 정리가 안 되어 있기 때문에 나타나는 현상이다.

정리를 한다는 것은 바로 자신이 가진 인맥⋅돈⋅물건⋅시간⋅에너지에 대해 질서를 두어 언제든 사용할 수 있게 통제 가능한 상태로 만드는 것을 의미한다. 이를 위해서는 물건이나 일에 대해 우선순위를 두어야 하고, 불필요한 것을 없애 효율성을 만드는 것이 필요하다. 이는 집안공간, 사무공간, 생산 공간, 내 컴퓨터의 파일도 마찬가지다.

일에 대해서 생각해보자.

회사에서 업무를 할 때도 마찬가지이지만 사업을 할 때도 정말 많은 일들을 해야 한다. 그리고 사업의 발전을 위해 해야 하는 일도 존재한다.

하지만 이러한 일들을 질서 있게 잘 수행하는 경우도 있지만 해야 할 일은 많은데 다 하지 못하고 시간이 부족한 사람들도 있다. 이것은 자신이 가지고 있는 물건이나 공간, 시간, 일에 대해 진정한 주인이 되지 못했기 때문이다.

실제로 자신이 가진 자원이 무엇인지, 어디에 있는지, 어떤 일을 먼저 추진해야 하는지 모르는 경우가 많다. 한마디로 일이나 업무, 자원에 대해 소유하고 있는 것뿐이지 나 자신이 제대로 활용하고 있지 못한 것이다.

당연한 이야기지만 업무를 잘 하거나 성공하기 위해서는 일을 잘해야 한다.

일을 잘한다는 것은 필요한 일을 적재적소에 잘 수행할 수 있는 역량이 있다는 것이다. 그리고 성과를 만들어 내는 추진력도 있어야 한다. 이번 칼럼에서는 이렇게 일을 잘하기 위한 필수요소인 우선순위를 선정하는 방법 중에 하나를 안내해 본다.

업무적으로 수행해야 하는 일이 많을 때 일의 우선순위를 정하는 방법 중에 긴급도/중요도 매트릭스를 사용하는 경우가 있다.

한마디로 지금 수행하고 있는 많은 일들에 대해 긴급도와 중요도 두 가지 축을 기준으로 구분하여 배치하고 우선순위를 정하는 것을 이야기 한다.

현재 자신이 해야 하는 일 중에서 중요도가 높은지와 낮은지, 그리고 긴급하게 해야 하는 일인지 아닌지에 따라 4가지 영역으로 구분된다.

일을 하다보면 긴급하지도 않고 중요도도 낮은 과업이 있다. 그리고 긴급하게 수행해야 하면서 중요도도 높은 과업이 있다. 이것을 머릿속으로만 생각하고 있으면 뒤죽 박죽 되기 마련이다. 이렇게 위의 장표처럼 일들을 배치하여 놓고 보면 당장 해야 할 일과 나중에 해도 되는 일이 명확해지게 된다. 업무에 대한 우선순위를 정하는 방법으로 간단하면서도 효과적으로 분류할 수 있다. 위와 같은 영역으로 일을 구분하면 긴급하지도 않고 중요도도 낮은 과업에 대해 신경 쓰고 있었던 나 자신의 모습을 발견하게 되기도 한다.

긴급도/중요도 매트릭스를 9개의 영역으로 구분하여 나누게 된다면 좀 더 정밀하게 과업의 우선순위를 분류할 수 있다.

진행하는 프로젝트 자체가 수행해야 하는 일이 많을 때 좀 더 유용하게 사용할 수 있는 방법이다. 중요한 과업의 영역과 가장 중요한 과업의 영역의 경우에는 업무적으로 바로 수행해야 하는 일이 될 것이다. 다만 중요하고 긴급하다는 기준을 제시해 주어야 한다. 조직원들이 각기 다른 기준으로 분류하지 않기 위해서다. 이러한 업무를 구분하는데 있어 중요한 것은 하지 않아도 될 일이라면 과감하게 해당 내용을 제외시키고 불필요한 일을 구분해 내는 것이 중요하다. 그래야 효율성이 개선될 수 있다.

업무를 하면서 기획부터 실행, 사후관리까지 상당히 많은 일들을 수행하게 된다. 이러한 업무들을 나만의 규칙으로 내 회사만의 기준으로 정리하지 않는다면 업무 추진에 있어 효율성이 떨어질 수밖에 없게 된다. 자신의 과업을 정리하고 통제 가능한 상태로 만드는 것, 그것이 바로 효과적으로 성과를 거두어가는 방법이다. 긴급하고 중요한 것이 무엇인지 일의 우선순위를 정하고 이를 실행해 보자.

사업의 성공을 위해 무엇을 먼저 해야 하는지가 명확해 질 것이다.

<약력>

중소벤처기업부 경영지도사

㈜굿위드연구소 경영지도 자문

굿위드아카데미 경영컨설팅 강사

소상공인시장진흥공단 역량강화 컨설턴트

서민금융진흥원 미소금윰컨설턴트

비즈니스지원단 현장클리닉 컨설턴트

충청일보 ‘경제야 놀자’ 연재