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근로자의 비위행위에 대해 제보를 받거나 직접 발견하는 등 징계절차를 진행해야 하는 상황이 발생하였을 때 무엇부터 어떻게 진행해야 할지 몰라서 당황하는 경우가 많다. 이에 비위사실에 대한 조사부터 징계위원회 소집 및 징계처분 통지까지 징계처분의 과정과 단계별 조치요령에 대해 살펴본다.

1. 비위사실에 대한 조사

비위사실에 대한 조사는 비위행위의 내용과 성격에 따라 효과적인 방법을 선택해야 하는데, 조사 방법으로는 공개조사와 비공개조사, 직접조사와 간접조사가 있다.

(1) 공개조사와 비공개조사

공개조사는 폭행, 업무지시 거부, 무단결근 등 근로자의 비위행위나 비위사실이 이미 외부로 드러난 경우에 하는 것이 적합하며, 조사요령은 목격자들의 진술을 확보하고 증거를 수집한 후 비위혐의자 및 관련자들을 조사하여 문답서를 작성하는 방법이 적정하다.

비공개조사는 업무상 배임ㆍ횡령, 절도 등 비위혐의를 다른 근로자들이 모르고 있고 은밀한 조사를 통해 증거를 확보할 필요가 있는 경우에 하는 것이 적합하고, 조사요령은 제보자 등의 진술을 토대로 증거를 수집한 후 관련자들을 조사하여 문답서를 작성하며, 최종적으로 비위혐의자를 조사하여 문답서를 작성하는 방법이 적정하다.

(2) 직접조사와 간접조사

직접조사는 비위혐의자를 상대로 조사하는 것을 말하며, 간접조사는 입증 자료 수집, 제보자·비위혐의자와 업무상 관련이 있거나 피해를 당한 자, 목격자 등을 상대로 조사하는 것을 말하는데, 직접조사를 먼저 실시하는 경우 혐의를 부인하고 증거를 인멸할 우려가 있으므로 간접조사를 마친 후에 직접조사를 하는 것이 효과적이다.

2. 징계위원회 개최 준비

비위사실에 대한 조사를 마치고 징계위원회에 회부하기로 결정한 경우에는 징계위원회 개최 예정일을 정하여 해당 근로자에게 통지하고, 취업규칙의 규정에 따라 징계위원회를 구성하여 위원들에게 징계심의안 및 사실조사 관련 자료를 송부해야 한다.

(1) 징계위원회 참석통지 및 소명기회 부여

비위사실, 취업규칙 등의 해당규정, 징계위원회 개최 장소 및 일시를 기재한 징계위원회 출석통지서를 해당 근로자에게 송부하여 비위사실에 대하여 근로자가 소명할 수 있는 기회를 부여해야 한다. 이 때 취업규칙 등에 징계위원회 개최사실 통지 기한을 명시하고 있다면 반드시 그 기한을 준수해야 한다. 출석통지서에 비위사실을 기재할 때는 추상적이고 압축적인 문구(ex : ‘정당한 지시에 불응’ 등)로 기재해서는 안 되고 간략하지만 최대한 육하원칙에 맞게 내용을 기재해야 실질적으로 소명 기회를 부여했다고 인정받을 수 있다.

징계위원회 출석통지서는 해당 근로자에게 직접 교부하고 수령증을 받아 놓거나, 근로자를 만날 수 없는 경우에는 내용증명 우편으로 해당 근로자에게 송부하고, 사내 이메일과 휴대전화 문자메시지를 보내고 그 내용을 출력하여 보관하면 나중에 징계의 절차적 정당성에 관한 논란의 소지를 미연에 방지할 수 있다.

(2) 직위해제 및 대기발령

비위혐의자가 업무를 계속하는 경우 증거 인멸 또는 조작의 위험성이 있거나 기타 업무상 장애를 초래할 우려가 있다면 해당 근로자의 직위를 해제하고 사업장 내 특정 장소 또는 자택에 대기할 것을 명령하는 것이 바람직하다. 직위해제 또는 대기발령은 비위사실 조사단계에서부터 필요할 수도 있으므로 조사를 시작할 때 하는 것도 가능하다.

(3) 징계위원회 구성 및 안건송부

취업규칙 또는 단체협약에서 징계위원회의 구성에 대하여 명시적으로 규정하고 있다면 반드시 그 규정에 따라 징계위원회를 구성해야 한다. 예를 들어, 피징계자로부터 피해를 당한 자 등 이해관계가 있는 자를 징계위원으로 구성할 수 없도록 규정하고 있는 경우에는 반드시 이에 따라야 한다(대법원1994. 10. 7. 선고 93누20214 판결).

징계처분의 공정성과 정확성을 위해 징계위원들에게 심의안건과 관련 자료들을 미리 송부하여 충분한 검토를 할 수 있도록 해야 한다. 또한, 이때도 취업규칙에 징계위원회 소집 통보 기한이 명시되어 있다면 이를 반드시 준수해야 한다.

3. 징계위원회 개최

징계위원회의는 인사부서에서 작성한 심의안과 관련자료를 토대로 피징계자에게 사실을 확인하고 변명의 기회를 부여하여 비위행위 배경과 목적, 비위행위 이후에 근로자의 태도 변화 등을 종합적으로 파악하여 적정한 징계처분을 하기 위한 절차이다.

(1) 사실심문

징계위원회에서는 비위사실 조사과정에서 확인된 사실에 대한 재확인과 확인되지 못하였거나 피징계자가 부인하는 사항에 대해 심문하고 확인해야 한다. 비위사실(징계사유)에 대한 입증책임은 사용자에게 있으므로 비위사실에 대하여 입증할 만한 수단이 없고 근로자가 부인하는 경우에는 추가로 증거를 수집하여 2차 징계위원회를 개최할 필요가 있다(대법원 1996. 9. 10. 선고 95누 16738 판결).

(2) 소명기회 부여

징계위원회에서는 피징계자에게 충분한 변명의 기회를 부여하여야 하고, 피징계자가 제출하는 자료를 받아주어야 한다. 피징계자의 소명을 통해 비위행위의 동기, 반성의 정도 등을 파악함으로써 양정의 적정성을 기할 수 있다.

(3) 징계의 양정

사실심문과 피징계자의 소명이 끝나면 피징계자의 최종 진술을 들은 후 피징계자를 퇴장시키고 징계위원들만 모여서 어떤 징계의 종류를 선택할 것인가에 대하여 심의한다.

(4) 징계의 의결

피징계자의 비위사실에 대하여 어떠한 징계처분을 선택할 것인가에 대해 충분한 토론을 한 후 표결로써 징계의 종류와 내용을 결정한다. 징계의결은 재적위원 과반수 출석에 출석위원 과반수의 찬성 등 취업규칙에 정해진 의결정족수 요건을 준수해야 한다.

징계위원회는 징계가 결정되면 징계권자(대표이사 등)에게 의결결과를 보고해야 한다. 징계위원회는 징계권자의 의사결정을 보조하는 기구일 뿐 징계권자가 아니기 때문에 대표이사가 징계위원회위원장으로 참석한 경우에도 이때의 대표이사는 징계권자가 아닌 징계위원회의 구성원이므로 의결결과를 징계권자로서의 대표이사에게 보고해야 한다.

4. 징계처분

(1) 징계처분의 결정

징계위원회의 의결결과를 보고받은 징계권자는 징계위원회의 의결을 참고하여 징계처분을 결정한다. 다만, 징계위원회의 의결내용보다 중한 징계처분을 결정할 수 없고, 징계처분을 유보하거나 징계위원회의 의결내용보다 가벼운 징계처분을 결정할 수는 있다.

(2) 징계처분의 통지

징계권자가 징계처분을 결정한 때에는 해당 근로자에게 그 내용을 통지하여야 하며, 징계처분 통지서에는 징계사유가 된 구체적 비위사실, 취업규칙 등 근거규정, 징계처분의 내용 및 처분일을 명시해야 한다. 특히, 해고의 경우에는 근로기준법 제27조에서 해고사유와 시기를 서면으로 통지하여야 효력이 있다고 규정하고 있으므로 이를 준수하지 않으면 부당해고가 되는 점을 각별히 유의해야 한다.

한편, 징계처분 통지서는 징계권자인 대표이사 명의로 발행이 되어야 한다. 간혹 징계위원회위원장 명의로 발행하거나 징계의결서를 근로자에게 교부하는 경우가 있는데 위에서 본 바와 같이 징계위원회는 징계권자가 아니기 때문에 징계처분의 효력에 논란이 생길 수 있다.

                <약력>

연세대학교 법과대학 법학과 졸업

HnB컨설팅노무법인 대표 노무사

삼성전자 DS총괄 자문노무사

한국생산성본부 전임강사(전)

엠티아카데미 전임강사

중소기업청 비즈니스 파트너 전문위원

노사발전재단 전문컨설턴트

(사)청년지식융합협회 이사

㈜굿위드연구소 자문 노무사

충청일보 ‘경제야 놀자’ 연재